WIP-Limits im Kanban: keine Magie, sondern steuerbare Vorhersagbarkeit
Was ist ein WIP-Limit und warum braucht man es?
Ein WIP-Limit (Work In Progress Limit) ist eine Beschränkung der Anzahl von Aufgaben, die sich gleichzeitig in einer bestimmten Phase des Arbeitsablaufs befinden dürfen (z. B. „In Bearbeitung“, „Im Test“).
Das Hauptziel eines WIP-Limits ist nicht, eine einzelne Aufgabe schneller abzuschließen, sondern den gesamten Arbeitsfluss des Teams zu optimieren. Ohne Beschränkungen stoßen wir auf mehrere Probleme:
Kontextwechsel: Je mehr Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, desto häufiger müssen Mitarbeitende den Kontext wechseln, was die Effizienz senkt.
Versteckte Engpässe (Bottlenecks): Ist die Phase „Im Test“ überlastet, bleibt dies unsichtbar, bis es kritisch wird. WIP-Limits machen dieses Problem sichtbar.
Lange Durchlaufzeiten: Aufgaben können wochenlang im Prozess „hängen“, obwohl formal daran gearbeitet wird.
Wie schaffen WIP-Limits Vorhersagbarkeit?
Wie führt man WIP-Limits richtig ein?
Beginnen Sie mit Beobachtung. Analysieren Sie Ihr aktuelles Board. In welchen Phasen bleiben Aufgaben am häufigsten hängen? Wie viele Aufgaben befinden sich durchschnittlich „in Bearbeitung“?
Setzen Sie die Limits experimentell. Beginnen Sie mit der aktuellen durchschnittlichen Anzahl von Aufgaben und reduzieren Sie das Limit schrittweise, während Sie die Auswirkungen beobachten.
Seien Sie flexibel mit den Regeln. Erlauben Sie Ausnahmen in besonderen Situationen – aber nur nach gemeinsamer Diskussion und Zustimmung des Teams. Dies sollte eine bewusste Entscheidung sein, keine Gewohnheit.
Fazit
WIP-Limits dienen nicht der strengen Kontrolle, sondern dem Aufbau eines Systems, das dem Team hilft, sich selbst zu organisieren und effizienter zu arbeiten. Sie ersetzen chaotische „Geschwindigkeit“ durch eine steuerbare und vorhersagbare „Flussgeschwindigkeit“. Das ist keine Magie, sondern ein bewusst eingesetztes Management-Werkzeug, das den Prozess transparent und vorhersagbar macht.
